Miten profiloida nopeasti vastapuolen neuvottelijoiden roolit viestinnän kohdistamiseksi vaikuttavasti?
Neuvottelutiimin jäsenillä on tyypillisesti etukäteen sovittuja rooleja. Roolit ovat osin erilaisia riippuen valitusta neuvottelutavasta. Seuraamalla kunkin jäsenen toimintatapaa voi muodostaa käsityksen tämän roolista.
Kun sovelletaan yhteistyöhaluista neuvottelutapaa, tiimissä voi olla neuvottelija, joka tekee vain kysymyksiä. Hänen tehtävänään on varmistaa, että oma puoli saa riittävästi tietoa ymmärtääkseen toisen osapuolen tavoitteet ja prioriteet. Toisen roolina voi olla vain kuunnella ja seurata mitä neuvottelun kuluessa tapahtuu. Hänen tehtävänään on muodostaa käsitys miksi toinen osapuoli toimii kuten toimii. Tämä tiimin jäsen on myös tyypillisesti asian varsinainen päättäjä. Tiimissä pitää olla myös puhemies, joka vastaa kysymyksiin, tekee ehdotuksia ja vie keskustelua eteenpäin. Yhteistyöhaluisessa neuvottelutiimissä kaikki osalliset toimivat rakentavasti. Huomiota pitää muistaa kohdistaa kaikkiin toisen osapuolen jäseniin tasapuolisesti.
Roolit voivat jakautua myös niin, että osa tiimistä keskittyy asioihin ja osa neuvotteluilmapiiriin. Tällöin yhden aggressiivista toimintaa voi pehmentää toisen keventävä käytös. Tässä haasteena on signaalien ristiriitaisuus. Sekin voi tietenkin olla tarkoituksellista ja pyrkimyksenä on ”sekoittaa” toisen osapuolen pasmat ja näin edistää omia tavoitteita kilpailuhenkisesti.
Miten toimia mikäli yksi neuvottelun osapuolista on hyökkäävä, ei välttämättä kuuntele ja hallitsee liikaa neuvottelua?
Kilpailuhenkisessä neuvottelussa on tärkeää pysyä rauhallisena. On hyvä pyrkiä ymmärtämään miksi toinen osapuoli toimii kuten toimii. Onko sovellettava neuvottelutapa ainoa, jonka he tuntevat, onko se aiemmin osoittautunut menestykselliseksi vai onko niin, että he toimivat käskystä kilpailuhenkisellä tavalla. Tämä auttaa valitsemaan oikeaa tapaa vastata. Voi esimerkiksi kuvata toisen osapuolen toimintaa, kertoa miksi se ei ole hyvä lähestymistapa ja todeta, miten neuvottelua kannattaisi jatkaa. Eli siis pyrkiä ensin sopimaan kuinka neuvotellaan.
Kannattaa myös purkaa toisen osapuolen esitys auki ja tunnistaa mitä se pitää sisällään. Tämän jälkeen voi käydä yksitellen toisen osapuolen vaatimukset läpi ja pyytää niihin perustelut. Voi myös testata kuinka relevantteja toisen osapuolen esittämät vaihtoehdot ovat. On myös mahdollista pelata ”kovaa”. Tällöin pitää olla valmistautunut kunnolla, perustella vaatimukset objektiivisten kriteerien avulla ja varautua siihenkin, että sopimusta ei synny.
Ei pidä tehdä omaa parasta vaihtoehtoa huonompaa sopimusta.
(Kirjoitus on aiemmin julkaistu Cxo Professional Oy:n kotisivuilla 24.11.2017)
1 vastaus artikkeliin “VAKUUTTAVAN NEUVOTTELIJAN TAITOJA OSA 2”